La respuesta corta: conserva al menos seis años
El plazo general de prescripción tributaria es de cuatro años, pero el artículo 30 del Código de Comercio obliga a empresarios y sociedades a conservar libros, correspondencia, documentación y justificantes durante seis años desde el último asiento realizado. Por prudencia documental, un negocio suele aplicar el plazo más largo sin perder de vista las excepciones.
Casos que pueden exigir más tiempo
- Facturas vinculadas a bienes de inversión mientras sigan siendo relevantes para regularizaciones o comprobaciones.
- Operaciones con bases o cuotas compensadas en ejercicios posteriores.
- Documentos relacionados con procedimientos abiertos, recursos o interrupciones de la prescripción.
- Justificantes con efectos jurídicos más duraderos, como determinados contratos, activos o subvenciones.
Si un documento sostiene una deducción, amortización, pérdida pendiente o derecho todavía vigente, no lo elimines solo porque hayan transcurrido cuatro o seis años.
Qué debe conservarse
Guarda las facturas emitidas y recibidas, sus rectificativas, justificantes y documentos relacionados. Deben mantenerse con su contenido original, ordenadamente y garantizando autenticidad, integridad, legibilidad y acceso sin demora para la Administración.
¿Papel o formato digital?
La conservación electrónica es posible si respeta esos requisitos. Un PDF organizado puede ser parte del archivo, pero una simple captura o un fichero que pueda alterarse sin control puede no acreditar bien la operación. Conserva también los datos de origen y cualquier evidencia relevante de envío, aceptación o pago.
Un sistema de archivo sencillo
- Separa emitidas, recibidas y rectificativas.
- Ordena por año, serie y número; consulta la guía de numeración de facturas.
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Usa nombres consistentes, por ejemplo
2026_FAC-0042_cliente.pdf. - Mantén al menos una copia adicional en otro soporte o ubicación.
- Comprueba periódicamente que los archivos se abren y que la copia puede restaurarse.
Los datos e historiales se guardan localmente en el navegador. Eso protege la privacidad, pero no sustituye tu archivo legal: exporta copias y conserva los PDF en un sistema respaldado.