1. Comprueba la deuda
- La identidad y dirección del cliente.
- El número, fecha, conceptos, impuestos y total de la factura.
- El plazo de pago acordado y la cuenta bancaria.
- El contrato, presupuesto aceptado, albarán, entrega y conversaciones relevantes.
Si la factura tiene un error, no la borres: consulta cómo emitir una factura rectificativa.
2. Envía un recordatorio claro
Un primer mensaje breve suele resolver olvidos administrativos. Identifica factura, importe y vencimiento, adjunta otra copia y pregunta si existe alguna incidencia. Propón una fecha concreta de pago y guarda la respuesta.
La factura FAC-2026-042, por 850 €, venció el 20 de agosto. Te adjunto una copia por si no la tenías localizada. ¿Puedes confirmar que está aprobada y la fecha prevista de pago?
3. Haz un requerimiento fehaciente
Si no hay respuesta, reclama por un medio que permita acreditar contenido, envío y recepción, como un burofax con certificación de texto. Detalla principal, vencimiento, intereses aplicables y un último plazo razonable. Evita amenazas o costes que no puedas justificar.
Plazos e intereses entre empresas
La Ley 3/2004 se aplica a pagos por operaciones comerciales entre empresas o entre empresas y Administraciones, no a relaciones con consumidores. Si no se pactó plazo, la regla general es de 30 días naturales después de recibir los bienes o servicios. El plazo pactado no puede superar 60 días naturales.
Cuando el deudor incurre en mora, el acreedor puede tener derecho automático a intereses sin necesidad de aviso previo si cumplió sus obligaciones y no cobró a tiempo. Si no se acordó otro interés, el legal de demora comercial es el tipo de referencia del Banco Central Europeo más ocho puntos porcentuales. Además, la ley prevé una cantidad fija de 40 € por costes de cobro, sin perjuicio de reclamar costes acreditados que la superen.
4. Valora la vía judicial
El proceso monitorio permite reclamar deudas dinerarias líquidas, determinadas, vencidas y exigibles que puedan acreditarse documentalmente. Antes de iniciarlo, calcula coste, solvencia del cliente y probabilidad de oposición. Para importes o casos complejos, busca asesoramiento profesional.
¿Y el IVA de una factura incobrable?
La modificación de la base imponible por créditos incobrables tiene requisitos, plazos y comunicaciones fiscales específicos. Reclamar el pago no recupera el IVA por sí solo. Revisa el procedimiento vigente con tu asesor antes de emitir la rectificativa.
Cómo prevenir el siguiente impago
- Define alcance, precio, impuestos y vencimiento en un presupuesto aceptado.
- Pide anticipo o pagos por hitos en trabajos largos.
- Comprueba los datos del cliente antes de empezar.
- Entrega la factura pronto y conserva prueba del envío.
- Revisa semanalmente los vencimientos.