Tres conceptos que conviene separar
- Factura electrónica: factura expedida y recibida en formato electrónico, con autenticidad, integridad y legibilidad garantizadas.
- Sistema informático de facturación (SIF): software que soporta procesos de facturación y debe cumplir requisitos de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad cuando entra en el ámbito del reglamento.
- VERI*FACTU: una de las modalidades previstas, que remite a la AEAT los registros de facturación en el momento de expedición.
Plazos oficiales vigentes
La AEAT informa de una ampliación aprobada por el Real Decreto-ley 15/2025. Las entidades que presentan Impuesto sobre Sociedades deben adaptar sus sistemas antes del 1 de enero de 2027. El resto de obligados tributarios, antes del 1 de julio de 2027.
Qué exige el reglamento a los sistemas
En términos resumidos, el software debe generar un registro por cada factura con medidas de seguridad, huella digital y encadenamiento con el registro anterior. Según la modalidad, los registros se conservan con requisitos reforzados o se remiten a la AEAT. Las facturas emitidas por estos sistemas incorporan un código QR y determinadas menciones.
¿Una factura PDF deja de ser válida?
No por el mero hecho de ser PDF. Debe contener los datos obligatorios y garantizarse su autenticidad, integridad y legibilidad. El punto diferente es si el proceso se realiza mediante un sistema informático incluido en el reglamento y qué obligaciones adicionales tiene ese sistema.
Factura electrónica B2B
La obligación de factura electrónica entre empresarios prevista en la Ley Crea y Crece tiene su propio desarrollo y no debe confundirse con VERI*FACTU. Antes de tomar una decisión técnica, comprueba la normativa y calendario vigentes para tu tamaño y actividad.
Qué hacer ahora
- Identifica si facturas mediante un sistema informático y si estás dentro del ámbito del reglamento.
- Consulta a tu proveedor su declaración responsable y plan de adaptación.
- No esperes a la fecha límite para exportar datos y probar el flujo.
- Conserva correctamente tus documentos actuales siguiendo la guía de archivo de facturas.