Qué es una factura proforma
Es un documento informativo con apariencia y detalle de factura que se utiliza antes de cerrar o documentar definitivamente una operación. Puede servir para solicitar aprobación, tramitar financiación, anticipar costes o facilitar gestiones aduaneras. La palabra PROFORMA debe verse claramente para impedir que se confunda con una factura real.
Qué datos conviene incluir
- Identificación y datos fiscales de proveedor y cliente.
- Fecha de emisión y periodo de validez.
- Descripción, cantidades y precios.
- Base, impuestos previstos y total.
- Condiciones de pago, entrega y moneda.
- La indicación “Factura proforma” en un lugar destacado.
Puede llevar una referencia interna, pero es mejor mantenerla fuera de la serie correlativa de las facturas definitivas para no crear huecos ni confusión contable.
Proforma, presupuesto y factura
Presenta una oferta y sus condiciones para que el cliente la valore o acepte.
Factura proformaAnticipa con formato de factura los datos económicos de una operación, sin efectos fiscales propios de la factura.
Factura definitivaDocumenta formalmente la operación y entra en los registros y declaraciones correspondientes.
En la práctica, presupuesto y proforma pueden cumplir funciones comerciales próximas. El nombre no decide por sí solo si existe un contrato: una aceptación, el intercambio de mensajes y la conducta de las partes pueden tener efectos jurídicos.
Errores frecuentes
- Cobrar y entregar solo la proforma sin emitir después la factura.
- Usarla para deducir IVA o registrarla como gasto fiscal.
- No marcarla claramente como proforma.
- Asignarle un número de la serie oficial de facturas.
- Modificar condiciones aceptadas sin avisar al cliente.
Cuándo emitir la factura definitiva
La proforma no amplía el plazo legal para facturar. Cuando se produzca el anticipo o la operación, aplica las reglas de devengo y expedición correspondientes. Si cambian cantidades o conceptos, la definitiva debe reflejar lo que realmente ocurrió.
Usa un presupuesto como paso previo
Haz la Factura permite preparar presupuestos y convertirlos en factura con la versión Pro. Para una operación ordinaria, este flujo suele ser más claro que crear una falsa factura definitiva.
Preguntas frecuentes
¿Una factura proforma tiene validez legal?
Puede servir como prueba de una propuesta o comunicación, pero no tiene los efectos fiscales de una factura definitiva. El efecto contractual depende del contenido y de la aceptación.
¿Hay que declarar una proforma?
No se registra ni declara como factura expedida. La operación, el anticipo o la factura definitiva sí pueden generar obligaciones fiscales.